Modérer les réponses

Ce guide explique comment consulter, filtrer et modérer les réponses reçues sur vos formulaires de candidature : accepter ou refuser une candidature, contacter les répondants et exporter les données. Il s’adresse aux organisateurs qui gèrent les formulaires depuis le tableau de bord.

Accéder aux réponses

1. Connectez-vous à votre compte organisateur
2. Dans le menu du dashboard, cliquez sur Formulaires
3. Trouvez le formulaire dont vous souhaitez voir les réponses
4. Cliquez sur Voir les réponses (ou le nombre de réponses affiché)

Vous arrivez sur la page Réponses du formulaire, qui affiche la liste complète des candidatures reçues.

Vue d’ensemble : la liste des réponses

La page liste toutes les réponses avec les informations suivantes.

Colonnes affichées

Statuts possibles

• En attente de validation (gris) : candidature reçue, en attente de votre décision
• Candidature validée (vert) : vous avez accepté la candidature
• Candidature rejetée (rouge) : vous avez refusé la candidature
• Candidat inscrit : la candidature a été convertie en candidat d’un événement (voir « Inscrire un candidat à un événement »)

Filtrer et rechercher les réponses

Barre de recherche

En haut de la page, une barre de recherche permet de trouver une réponse par nom, email, téléphone ou tout autre information présente dans le formulaire.

Statistiques

Au-dessus de la liste, une carte affiche notamment :

• Total des réponses : nombre total de candidatures reçues
• Dernière réponse : date de la candidature la plus récente
• Montant collecté (si formulaire payant) : somme totale des paiements reçus

Consulter les détails d’une réponse

1. Dans la liste, cliquez sur Voir les détails (ou l’icône d’œil)

La fiche complète contient notamment :

• Informations du candidat : toutes les données saisies
• Réponses aux champs : chaque question et sa réponse
• Fichiers attachés : documents téléchargés par le candidat
• Canal de notification : le moyen par lequel le candidat souhaite recevoir vos messages (email ou WhatsApp)

Actions disponibles

Selon le statut :

• Voir les détails : consulter la fiche
• Contacter : envoyer un message (email ou WhatsApp)
• Valider : accepter la candidature
• Rejeter : refuser la candidature
• Inscrire : convertir en candidat d’un événement (après validation)

Modérer une réponse

Valider une candidature

1. Dans la liste, cliquez sur Valider (ou ouvrez le détail puis Accepter)
2. Une fenêtre de confirmation s’affiche
3. (Optionnel) Ajoutez un commentaire pour le candidat
4. Cliquez sur Confirmer

Après validation : le statut passe à Candidature validée ; le candidat reçoit une notification sur le canal qu’il a indiqué à la soumission ; vous pouvez ensuite inscrire le candidat à un événement si besoin.

Rejeter une candidature

1. Cliquez sur Rejeter (ou Refuser depuis le détail)
2. Confirmez dans la fenêtre
3. (Optionnel) Ajoutez un commentaire expliquant le refus

Après rejet : le statut passe à Candidature rejetée ; le candidat est notifié sur son canal. Cette action ne peut généralement pas être annulée directement ; en cas d’erreur, une nouvelle candidature peut être nécessaire.

Envoyer un message au candidat

Le bouton Contacter permet d’écrire au candidat, y compris tant que la réponse est en attente.

1. Cliquez sur Contacter
2. Dans la fenêtre Envoyer un message au candidat, choisissez un type de message :
   • Accusé de réception
   • Demande d’informations
   • Message libre
3. Saisissez le texte (limite 4000 caractères ; un compteur s’affiche)
4. Envoyez avec le bouton adapté au type (Envoyer l’accusé, Demander des informations, Envoyer le message)

Le message part sur le canal choisi par le candidat à la soumission (email ou WhatsApp). Vous ne choisissez pas le canal dans cette fenêtre.

Si un message a déjà été envoyé, la fenêtre peut afficher la date et le contenu du dernier envoi.

Notifications aux candidats

Lorsque vous validez, rejetez ou contactez un candidat, une notification peut lui être envoyée via l’email ou le numéro WhatsApp qu’il a fournis dans le formulaire lors de la soumission.

La configuration Notifications du formulaire (email ou WhatsApp) sert à vous, organisateur, pour être alerté à chaque nouvelle réponse. Ce n’est pas le même réglage que le canal utilisé pour prévenir le candidat après modération. Pour les notifications à votre intention lors des soumissions, voir Notifications WhatsApp.

Exporter les réponses

CSV

1. En haut de la page des réponses, cliquez sur Exporter CSV
2. Un fichier du type responses-[id].csv est téléchargé
3. Ouvrez-le dans Excel, Google Sheets ou un autre tableur

Le fichier inclut notamment les dates, les champs du formulaire, le statut et le montant payé si le formulaire est payant.

Inscrire un candidat à un événement

Après validation, vous pouvez ajouter le répondant comme candidat à un de vos événements de vote.

1. Cliquez sur Inscrire (ou Réinscrire si déjà converti)
2. Recherchez et sélectionnez l’événement
3. Cochez les catégories concernées
4. Pour le nom, la description et l’image du candidat, associez des champs du formulaire ou des valeurs personnalisées
5. Validez avec Convertir

Exemple : champs « Nom complet », « Bio », « Photo » du formulaire mappés respectivement au nom, à la description et à l’image du candidat dans l’événement.

Pagination

Au-delà d’environ 10 réponses, la liste est paginée. Utilisez les numéros de page ou Précédent / Suivant en bas de liste.

Problèmes fréquents

Je ne vois pas la liste des réponses

Vérifiez que vous êtes sur le bon formulaire, qu’il est publié (pas seulement en brouillon) et qu’au moins une candidature a été reçue. Un formulaire non publié ne reçoit pas de réponses publiques.

Le répondant n’a pas reçu ma notification

Vérifiez sur la fiche que le candidat a bien indiqué un email ou un WhatsApp. S’il n’y a aucun canal, il ne recevra pas le message. Vous pouvez renvoyer un message via Contacter si l’action est disponible.

Je ne peux pas envoyer de message

Selon le statut de la réponse, Contacter peut être absent ou désactivé. Ouvrez le détail pour voir les actions possibles.

Annuler une validation ou un rejet

Les validations et rejets ne s’annulent pas toujours depuis l’interface. En cas d’erreur, contactez le support ou demandez une nouvelle candidature si le flux le permet.

Export incomplet ou vide

Réessayez après avoir rechargé la page. Si le problème continue, contactez le support.

Conservation des données

Les réponses restent disponibles dans votre tableau de bord ; vous pouvez les consulter et les exporter tant que vous y avez accès.

Voir aussi

• Créer un formulaire
• Notifications WhatsApp
• Remplir un formulaire (côté participant)
• Formulaires (vue d’ensemble)